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ERP庫存報廢作業流程
   
        庫存報廢作業流程是倉庫管理中的一個頻繁發生的、也是影響比較大的作業流程。在庫存管理比較嚴格的企業,需要定期產看相關的報表,定期把一些用不到的庫存清理掉。一方面沒有的材料會占用庫存空間;另一方面,有些材料是越放越不值錢。現在處理掉的話,還可以當廢品賣,若放的久的話,則可能當作廢品都沒人要。所以,大部分企業,會每個月或者每個季度清理一下倉庫庫存。此時,需要把一些用不著的材料報廢時,就會觸發這個報廢作業流程。

  不過,這個報廢作業流程也比較難以處理,主要在于這個庫存報廢不僅僅是庫存數量的減少,而且,還對庫存金額、庫存成本都會有所影響。這也是庫存報廢作業處理的難點。下面筆者就結合一家客戶的實際處理流程,談談在ERP系統中如何控制庫存報廢作業。

  第一步:庫存報廢需求。

  首先,在一個固定的日期,企業會根據相關的資料,提出庫存報廢的需求。如在ERP系統中,有庫存周轉率報表,會顯示哪些材料,什么時候進來的,到現在為止,有多久沒有動過了,等等信息。根據這份報表,企業物料管理人員或者企業財務人員,可以清楚的看到哪些材料已經放在倉庫里有多久了。這是企業判斷是否要進行報廢的重要依據。

  到企業決策人員確認需要報廢的材料之后,會列一份清單給倉庫,讓倉庫去處理。此時,倉庫就會在ERP系統中運行報廢作業。

  一般來說,報廢的材料,會有三種去處。一是直接把沒有的材料當作廢品扔掉;第二是當作廢品賣掉;第三是低價賣給供應商,讓他們回去重新加工。無論哪一種方式,都會導致庫存金額與成本的變化。如何調整這個庫存金額與成本,是庫存報廢作業中處理的難點。其實,后續的很多工作,都是為了這個目標而進行的。

  第二步:報廢單的輸入。

  報廢單的輸入有兩種方式,一種是自動生成。如銷售退回作業中,會把一些報廢的成品錄入到廢品倉庫。此時,就可以運行批處理作業,根據廢品倉庫中的庫存產品與數量,自動生成報廢單,當報廢的產品比較多或者當報廢作業形成一定的規范后,采用這種方式會提高工作效率。二是手工生成報廢單。這就是最原始的處理方式,有用戶一項項的輸入需要報廢的內容。

  在報廢單輸入的時候,無論采用哪種方式,最關鍵的在于價格的確認上。其實,報廢單從本質上就是“銷貨單”,其會導致庫存數量與庫存金額的減少。但是,這個庫存金額跟銷貨單的影響又不同。所以,在報廢單輸入的時候,關鍵是如確認這個減少的金額。在一般情況下,是直接利用這個報廢材料的庫存金額。但是,有時到報廢的材料比較多的時候,這個報廢的金額往往需要做出調整。如有些客戶,會把這個報廢的金額在每個月進行分攤,如此的話,對于企業來說,在報表上就會好看的多。但是,在ERP系統中處理起來就會比較麻煩。因為廢品是一次性處理掉,而在企業帳務上又要分次體現,這就好像是做假賬一樣。

不夠為了方便起見,我們在ERP處理上也不在這么死板,而是采取了一些簡便的處理方式。

  首先,我們往往把報廢單設置成為異動單據,如此的話,就把報廢單跟其他正常單據進行分開。把單據性質設置為異動單據之后,我們就可以在EPR系統中,進行靈活的處理。

  其次,把這個單據設置成為“不影響庫存成本”。也就是說,不根據庫存報廢單上的金額直接影響庫存成本,而是通過“成本調整單”來調整庫存成本。這就可以根據用戶的需求,來調整報廢產品對于庫存成本的影響。

  在實際工作中,還會遇到如下幾種情形。

一是把廢料當作廢品賣掉,此時就有一定的收入,此時該如何處理?遇到這種情況的話,其實我們可以通過“銷貨單”來處理。如有一家客戶,他們這種業務比較多,因為有比較多的邊角料,所以,我們在給他們實施項目的時候,就在銷貨作業上,設置了一個特殊的“廢品出售”單據,這張單據可以在沒有銷售訂單的情況下,直接把庫存廢品賣給廢品收購人員。也就是說,此時廢品處理業務我們沒有走“報廢單”流程,而是走了“銷售業務處理”流程。

 二是對于廢品賣給供應商的問題。如有時候,企業會把一些沒用的表角料賣給供應商,他們可以重新進行加工。這是一個比較復雜的問題,因為廢品的錢一般是從應付帳款中扣。如此的話,就會跟很多作業進行相關。遇到這種情況,一般有多種處理方式。如我們可以采用關聯交易的方式來完成。也可以把這個供應商同時也當作客戶,我們向他買材料,也把材料賣給他。然后在付款的時候,應收應付進行對沖。這種處理方式,一般對于這種業務比較多的企業,應用起來比較劃算。若一年都頭都沒有幾筆這樣的業務,那么處理起來,反而會更加麻煩。最好一種就是手工的方式,當廢品賣給供應商的時候,直接在系統中做一張扣款單,把錢從應付帳款中扣除。這種方式的優點就是處理起來方便,沒有什么約束。缺點就是缺乏單據之間的聯系。

  筆者建議:

  無論采用如上的哪一種方式來處理廢品的問題,有一個事項大家要特別的注意。因為廢品處理是比較特殊的作業,跟其他的單據缺乏內在的聯系。為此,為了提高后續的追蹤,筆者強烈建議,用戶在處理廢品作業的時候,要在備注中注明相關的內容。如在手工開立扣款單的時候,要注明是為了那筆廢品而進行的扣款。如此的話,在后續查詢或者隊帳的時候,我們才能夠知道這筆扣款到底是怎么回事情。否則的話,半年之后,其他人員來稽核的話,就說不清楚了。

  另外,在處理產品報廢事項的時候,我們也不一定要采用“報廢單”來處理。像上面筆者舉的例子,若把廢品以出售的形式進行處理的話,完全可以采用“銷貨單”的業務來處理。不過在采用銷貨單處理的話,需要另外設置一張“銷貨單”,這主要是為了跟正常的銷貨業務進行區分。這對于以后查詢又或者是報表的統計,都非常有作用。

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